Com o avanço da tecnologia e a crescente necessidade de otimização dos processos empresariais, a digitalização de documentos tornou-se uma prática comum no ambiente corporativo.
No entanto, para garantir a validade jurídica desses documentos digitalizados, é essencial seguir as diretrizes estabelecidas pelo Decreto 10.278/2020, o qual define os critérios e procedimentos que asseguram que os documentos digitalizados, tanto de empresas públicas quanto privadas, tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

A Arquivista garante total conformidade com o decreto, além de diversas resoluções e leis federais, em todos os seus processos.
Isso inclui o uso de tecnologias avançadas, como equipamentos de captura de alta qualidade e plataformas de software especializadas, assegurando eficiência e legalidade em todas as etapas.

Após a digitalização dentro do padrão exigido, o texto estabelece que, desde que não tenha valor histórico, o documento físico pode ser descartado.

Dentre as inúmeras vantagens que isto proporciona às empresas, existem pontos para destacar:

• Descarte do documento físico após a digitalização
• Eliminação da manutenção do arquivo tradicional
• Redução de gastos com gestão documental e armazenamento
• Economia de horas de funcionários organizando e arquivando documentos

Principais Questões

Autenticidade e Integridade
O decreto exige que os processos de digitalização garantam a autenticidade e a integridade dos documentos.
Isso significa que os documentos digitalizados devem ser uma representação fiel dos originais, sem alterações que comprometam seu conteúdo ou significado.
Nessa questão a Arquivista é a responsável pela geração do PDF, garantindo a conformidade para o Cliente, através do processo de Certificação.

Processo de Digitalização
O decreto especifica os procedimentos técnicos a serem seguidos durante a digitalização, incluindo resolução, formato de arquivo e métodos de armazenamento, para garantir que os documentos digitalizados mantenham a mesma clareza e legibilidade dos documentos originais.
Sendo a Digitalização dos documentos realizada pela Arquivista, é também garantida a Conformidade do documento para o Cliente.

Metadados
O decreto especifica também os metadados a serem incluídos para que sejam registradas as informações sobre o processo de digitalização, como data, hora e dados do operador responsável, entre outros, para rastrear a origem e a autenticidade do documento digitalizado.
Também é exigido um Hash e um Checksum aplicado de forma automatizada pela nossa plataforma de digitalização.

Armazenamento Seguro
O decreto enfatiza a importância da conservação e do armazenamento seguro dos documentos digitalizados, para protegê-los de danos, alterações ou perdas. A tipologia de PDF/A exigida, confere ao documento a característica de Armazenamento de Longo Prazo, que junto ao Armazenamento digital oferecido pelo Arquivista Cloud, documentos podem ser guardados sem limite de prazo.