Para que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos originais, é indispensável seguir as diretrizes do Decreto 10.278/2020.

A plataforma Arquivista CLOUD™ atende integralmente aos requisitos técnicos e legais desse decreto bem como outras normas aplicáveis, utilizando tecnologias avançadas para processar os PDFs gerados na sua empresa e promover sua conformidade técnica, rastreabilidade e controle de integridade.

Após o processamento no Arquivista CLOUD™, os documentos físicos podem ser descartados conforme os termos legais vigentes, desde que cumpridas todas as exigências previstas.

Principais benefícios:

• Eliminação do arquivo físico após a digitalização conforme a norma
• Redução de custos com armazenamento físico e gestão documental
• Economia de tempo na organização e arquivamento de documentos
• Liberação de espaço físico antes ocupado por papéis

Pontos-Chave

Autenticidade e Integridade
O Decreto 10.278/2020 exige que os documentos digitalizados sejam cópias fiéis dos originais, sem alterações que comprometam seu conteúdo. Com o Arquivista CLOUD™, sua própria equipe realiza o processo de digitalização com o apoio da plataforma, que implementa mecanismos técnicos de controle e certificação digital integrados, promovendo a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade técnica do arquivo digitalizado.

Processo de Digitalização
O decreto estabelece parâmetros técnicos obrigatórios como resolução mínima, formato e padrões de legibilidade. A plataforma Arquivista CLOUD™ orienta todo o fluxo de digitalização, auxiliando o usuário a cumprir os critérios técnicos exigidos — permitindo a execução interna, sem necessidade de terceirizar a digitalização.

Metadados
O Decreto 10.278/2020 estabelece que os documentos digitalizados devem conter metadados obrigatórios, garantindo a rastreabilidade, autenticidade e integridade do arquivo. A plataforma Arquivista CLOUD™ aplica automaticamente os metadados exigidos, assegurando que cada documento digitalizado contenha as informações técnicas requeridas para validade jurídica e armazenamento digital conforme os requisitos legais.

Armazenamento Seguro
O decreto exige que os documentos digitalizados sejam armazenados de modo seguro para protegê-los contra perdas ou alterações. A tecnologia exclusiva File Guardian™ da plataforma Arquivista CLOUD™, implementa os mecanismos técnicos necessários para armazenamento digital com preservação prolongada da integridade e rastreabilidade, conforme normas aplicáveis.